個人事業主やベンチャー企業を経営されている皆さんは、日々の会計処理に困っていませんか？
毎日の仕事だけで精一杯なのに、日々溜まっていく領収書や毎月自動引き落としされる経費を仕訳するのはうんざりしますよね。
私は個人事業とベンチャー経営を細々とこなしていますが、簿記の知識もなく「仕訳ってなに？」からスタートしましたが、freeeを使うことで驚くほど簡単に経理をこなせるようになりました。
その経験から、個人事業主やベンチャー経営者向けにfreeeの便利機能を紹介していきたいと思います。
目次
freeeがあれば簿記の勉強はいらない
普通に企業に勤めている時には全く気になりませんが、個人事業や会社を立ち上げると、経費のことを常に頭に入れておかなければなりません。
どの出費が経費になるのか、経費になるとして勘定科目はどうなるのか、高額な備品を購入したら減価償却はどうなるのか…など意外と知っておくべきことはたくさんあります。
私が個人事業を始める時、既に起業していた先輩に「個人事業するなら簿記は勉強した方が良いですか？」と聞いたら、「最低でも4級くらいは知っておいた方が良い」との答えが。
その先輩は弥生会計を利用しているみたいですが、使い方が分からず、月末になるといつも会計士に頼んで経費を整理してもらっているみたいで、自分でやるのは難しいんだろうな〜と思っていました。
実際、自分も弥生会計を無料体験でインストールしてみたのですが、操作する項目が多すぎて何をすれば良いのか分からず、これは困りそうだな…と思いつつも、いざ事業を始めると忙しくて勉強をする暇なんてありませんし、まして経理を雇うお金の余裕もありません。
「そろそろ経費をつけないとマズイ」とたまに思うものの、いざ始めようとしても何から手を付けて良いのか分からず終いでした。
そんな時にたまにメディアで目にする「クラウド会計のfreee」なるものをダメ元で試してみることにしたところ、これが余りに便利で、指示通りに進めていけば自動でどんどん仕訳が進んでいき、残りは手元にある領収書を処理するだけであっという間に作業が終了しました。
終わってみれば簿記の勉強も、有名な弥生会計を使う必要もなく、freeeで全部仕訳をして、あとは税理士にチェックしてもらって確定申告は終了。多分1年でかかった総時間は誇張でもなく5時間くらいだったと思います。
個人事業になれば経費で落とせるものもありますし、たったこれだけの手間と考えるとサラリーマン時代よりずっと税金が安くなりました。
銀行・カードの自動同期と自動仕訳が便利すぎる
freeeで最も便利なのは、登録した銀行口座やクレジットカードから自動で利用履歴を同期し、また一つ一つの取引を自動で仕訳をしてくれる機能です。
この他にも様々な機能がありますが、これ一つだけで十分月額料金を払うだけの価値があります。(※個人事業だと月に1,980円)
使い方は簡単で、個人事業や会社で使っている口座をfreeeに登録し、「今すぐ同期」ボタンを押すだけです。
大手銀行はインターネットバンキングを、カード会社はウェブで明細が見られる会員サービスを提供していますが、freeeにそれらのログイン情報を登録しておくだけで、あとはfreeeが自動的に入出金情報を全て登録してくれます。
具体的には、以下の画像のように銀行やカード会社とfreeeがAPI連携をしているので、ウェブ上でスクレイピングして取得するのではなく、生のデータをそのままfreeeが取得しているとのことです。
(出典: 口座が同期できない時の対処方法)
IT系のビジネスをしている方であれば、経費のほとんどは現金ではなく銀行やクレジットでやり取りしていると思いますので、そうであれば8割方の経費はこの自動同期だけで登録されます。
ただし個人事業の方はAmazonでの私物の購入などと紛れてしまうので、その場合は「事業主貸」で登録しておきましょう。
領収書をカメラに取ると画像認識で自動登録
銀行やカード以外にも、交通費や打ち合わせでの飲食費など、何かと現金でのやり取りが発生するかと思います。
その場合は領収書やレシートを取っておいて、後で手動で入れるものかと思ってましたが、freeeでは手動での作業は必要ありません。
お手持ちのスマホでfreeeのアプリをインストールし、アプリから「レシート撮影」という項目をタップし、領収書をカメラに取ると、なんと文字認識をして勘定科目や値段を自動で設定してくれるのです。
最初に使った時には、現代の会計処理はここまで来ているのかとビックリしました。
例えばこのように電車のICカードにチャージしたときの領収書をカメラで撮影します。
そしてこれを登録すると、なんと勘定科目に「旅費交通費」、そして支出に3,000円が自動的に登録されています。
この画像認識精度が素晴らしく、商品が複数あって、一番下に小計が表示されるような場合でも、しっかりと小計を認識して登録してくれます。
もちろん画像認識の精度は100%ではありませんが、仮に自動認識してくれなくても、レシートの画像ごと保存されるので、「この取引は何だったっけ」と忘れても画像を見ればすぐに思い出せますね。
とりあえず領収書をファイリングしておいて、何ヶ月かに一度気が向いた時にパシャパシャ撮って、自動認識してくれないものは手動で入れるという作業で十分です。(私は手動部分はPCブラウザを使用しています)
freee独自の経理代行サービスもあり
領収書に自動認識機能は便利ですが、いかんせん全ての領収書を正しく読み取れるわけではないので、その手間も省きたいという方はfreeeに経理を全て丸投げすることも可能です。
経理代行は税理士事務所が行っていることが多いですが、freeeが自社で行っているということで、サービス内ですぐに収支状況を把握できるので、税理士事務所に頼むより何かと便利です。
料金はどれだけ取引があるかによって変動するようですが、目安はスキャン・仕訳込で1行30円ととても安いので、丸投げも一つの手でしょう。
小規模なら月に数千円レベルなので、臨時で経理の助っ人を頼むよりずっと安く済みます。
仕訳の自動予測が便利過ぎる
ここまで紹介した取引の自動同期と、カメラによる文字認識だけでも十分契約に値する機能ですが、それと並んで自動予測機能や学習機能がとても便利です。
銀行やクレジットから同期した取引情報は、freeeが取引情報から予測して最初から良い感じに勘定科目を付けてくれています。
精度としては概ね6割ほどですが、6割の手間が省けるのだからかなりの時間の節約になります。
個人事業の方ですと、どうしても事業主個人の出費が出てきてしまうので、それらは手作業で事業主貸に変更したり、法人でも立ち上げ時は立て替え払いが多くなると思いますので、それも手で直す必要があります。
また一度設定した勘定科目はfreeeに学習され、手で修正した情報も次に取り込んだ時には、修正した内容で登録してくれるので、続ければ続けるほど仕訳にかかる時間は減っていくでしょう。
簿記の勉強は必要ないが、勘定科目は調べる必要あり
前半部分で「freeeがあれば簿記の勉強は必要ない」と言いました。
確かに簿記を体系的に本で勉強しなくても大丈夫ですが、しかしながら自動でつけられた勘定科目は(体感的に)4割ほど修正が必要なので、その場合は自分でどの勘定科目に当たるかを調べる必要があります。
ただよほどイレギュラーな収支でなければ、「〇〇 勘定科目」と検索すればすぐにヒットしますし、その結果を学習して次回からは修正内容を反映してくれることもあるので、それらを一つ一つ覚える必要はありません。
強いて言えば「経費になるかどうか」については知識として知っておくと便利ですが、迷ったものはとりあえず取引に登録しておいて、決算や確定申告時に税理士の方に相談すると良いでしょう。
収支状況が視覚的に分かるので便利
安定した収入のある個人事業の方は普段から神経質になることはないでしょうが、中小企業の立ち上げ時に人を雇用している場合は何かと資金繰りに困り、預金がなくなるまでにビジネスを拡大できるか不安な方も多いでしょう。
そんな時にはfreeeでとりあえず取引登録だけして、勘定科目を後回しにしても、「損益レポート」や「資金繰りレポート」「月次推移」「総勘定元帳」など多くのレポートを閲覧できます。
(出典: 収益レポートの見方と活用アイディア)
毎月どれくらいの収支で動いているのかは肌感覚ではなく数字で抑えておくのが重要ですし、かといって勘定科目を設定している暇がないという人でも、とりあえず自動同期だけしておけばレポートが作られるので便利です。
ちなみに私は一つ事業を畳んだ時には、freeeの月次推移を見て猛烈な勢いで預金額が減っているのを見て、はやる気持ちを抑えて泣く泣く終了を決意しました。(苦渋の決断だったので今でも覚えている瞬間です)
決算書や確定申告書が簡単に作成できる
(出典: https://www.freee.co.jp/kojin/financial-statement/)
個人事業や法人の取引は全てfreeeに登録されることになるので、そのまま確定申告や決算書を作成することが可能です。
freeeの画面で決算に必要な作業がステップ形式で表示され、その通りに進めていけば申告・決算を済ませられますし、必要な書類の準備は郵送方法まで丁寧にナビゲートしてくれます。
エクセルで管理している場合は、それらを計算ミスしないように集計して、各項目を手作業で書き写していくのを考えると、比較にならないほど楽ですね。
慣れないうちは税理士に最終チェックを頼もう
プロセス的にはこのままfreeeの手順に従って申告を完了できるのですが、事業を始めたばかりで慣れない頃は税理士に相談した方が絶対に良いでしょう。
というのも自宅で事業を行っている場合、何割まで経費にできるのかどうか、学習に使った書籍は経費になるのか、携帯電話は家事按分になるのかなど、明文化されておらず経験則で行う部分が出てくるからです。
表立っては「経費にするのは難しい」とネット上で書かれていても、実際には経費にできるケースも少なからずありますので、一定以上の収益がある方は税理士への代行費用以上に、税金を抑えられるはずです。
慣れてくればその辺りも自分で判断できるようになりますが、初年度など慣れない時にはfreeeで完結せず、税理士を紹介してもらったり、自分で相談してみると良いでしょう。
結論から言うと使わない手はない
freeeはとても高機能で他にも「株主資本変動計算書」など専門的なコマンドも用意されていますが、基本的にはこれまで紹介した機能で日々の経理の作業を済ませることができるでしょう。
取引の自動同期、領収書の文字認識で収支を一気に登録し、勘定科目は大方自動予測に任せ、適切に処理されなかったものだけを手作業で行うという流れで行えば、経理の効率を何十倍にも高めることができます。
私が初年度に個人事業主として利用した時には、1年で経理に使った時間は5時間ほどで、freeeに出会ってからは経理に悩まされることは全くなくなりました。
月額料金は個人だと1,980円、法人では2,380円からとリーズナブルな価格で始めることができ、短縮できる時間を考えれば使わない手はないと思います。
これから経理をどうしようか悩んでいたり、日々の経理を面倒に感じている方はぜひこの機会にfreeeを利用してはいかがでしょうか。
最初の1ヶ月は無料で利用できるので、まずは一度お試し下さい。
